GENERALIDADES:
- EL Grupo de Compras es una Unidad Organizativa que forma parte de la Logística, con la función de la planificación ejecución y control de las operaciones de aprovisionamiento de materiales y servicios.
- La identificación de los grupos se realizará mediante un código o clave y una descripción, que podrá estar en correspondencia con el responsable del mismo, a la especialidad a la que se dedique, al sector de la empresa a la que provee, entre otros.
- En la definición de Grupos de Compras no están asociados los integrantes, es decir, no se puede identificar a quienes participan en él.
- Lo primero que se necesita para realizar una compra en SAP es una organización de compra. La organización debe contar con un grupo de compra.
- Cada grupo tendrá como mínimo un integrante que su función será aprobar el pedido que se realice (liberar). La persona que crea el pedido tiene que introducir los códigos de la mercancía y el proveedor, además tiene que introducir la organización de compra y el grupo de compras.
- Una vez que culmina el pedido se le notifica a los integrantes del grupo de compras, y estos son los que liberarán el pedido para que pueda ser enviado al proveedor. Hasta que un pedido no es liberado por un integrante del grupo de compra, no es posible el envió del pedido al proveedor.
- El grupo de compras puede tener 1 o varios integrantes que son los encargados de liberar los pedidos para que se puedan enviar a los proveedores.
FUNCIONES MáS HABITUALES DE LOS INTEGRANTES DE UN GRUPO DE COMPRAS:
- Son los responsables de la creación de los Pedidos, que son llamados órdenes de Compras y de su envío a los proveedores.
- Son los encargados de la planificación de compras según los criterios que establezca la empresa, tal como.
Planificación manual: Se suele hacer con herramientas de cálculo de aprovisionamiento por reposición de stock. Por ejemplo: Un material puede tener asignado un stock mínimo.
Planificación de ventas futuras: Se basan en posibles ventas futuras:
- A la hora de realizar contratos de adquisición con los proveedores, ellos serán los responsables finales.
- Son los responsables del abastecimiento de materiales y arriendo de servicios de algunas unidades internas de la empresa.
- Son los responsables de solicitar cotizaciones, identificar proveedores y negociar condiciones de compra para cada operación.
- Son los responsables de clasificar y evaluar a los proveedores, y para ello cuentan con una herramienta que es proporcionada por SAP.
CRITERIOS PARA DETERMINAR EL áMBITO DE LAS TAREAS DE LOS GRUPOS DE COMPRAS:
- Centro: Los grupos de compras se asignan a cada centro o grupos. Los miembros de cada grupo deben proporcionar materiales y servicios a un centro específico o a varios de estos grupos. La ventaja de esto es que la persona responsable tendrá una mejor comprensión de las condiciones del mercado local, los contratistas potenciales y las referencias.
- Especialidad: A cada una de las áreas técnicas o ámbitos en los que la empresa deba ser aprovisionada, se le asignará Grupos de Compras. Su principal ventaja es una mayor experiencia y aplicabilidad cuando se requiere evaluación técnica de proveedores y/o productos y servicios.
- Origen de los productos: En grandes empresas, es frecuente la incursión en diferentes tipos de negocios, especialidades, etc. Es muy idóneo que las herramientas de aprovisionamiento estén al alcance de personas que no solo conocen el proceso de compra, sino las particularidades del tipo de negocio en el que opera la empresa.
- Unidad de Negocio: En grandes corporaciones, es habitual irrumpir en diferentes tipos de negocios, industrias, etc. Las herramientas de compra están en manos de personas que entienden no solo el proceso de compra sino también las especificidades del tipo de actividades que realiza la empresa, lo cual es muy conveniente.
EJEMPLO DE LA UTILIZACIóN DEL GRUPO DE COMPRAS EN SAP:
- Cuando se realiza un pedido, luego de introducir la organización de compras, se tiene que introducir uno de sus grupos de compras, el que será responsable del pedido.
