Abrir y cerrar periodo contable (s_alr_87003642 – abrir y cerrar periodos contables)

Cuando vamos a realizar un cierre de periodo se puede usar la transacción S_ALR_87003642 -ABRIR Y CERRAR PERIODOS CONTABLES, que se encuentra en la ruta:

• Menú SAP - Finanzas - Gestión financiera - Libro mayor - Entorno - Opciones actuales - S_alr Abrir y cerrar periodos contables.

Debemos saber algunos conceptos, como que el módulo FI se considera el mas importante del sistema SAP, y uno de sus muchos motivos es que, si FI muestra que el periodo contable se ha cerrado, ya no vamos a poder hacer ningún tipo de contabilización, esto nos quiere decir que ningún usuario de cualquier modulo que forma el sistema SAP, va a poder realizar una operación que dañe a las cuentas contables.

Por este motivo la apertura y cierre de un periodo es una acción muy delicada. Tenemos que saber que el periodo fiscal no es algo obligatorio que empieza en el mismo mes que al año natural, por lo cual existen empresas que su periodo fiscal corresponde al año natural y entonces el mes de enero tendrá el identificador 1, el mes de febrero tendrá el identificador 2, así consecutivo hasta diciembre que tendrá el identificador 12.

Lo natural es que se tenga más de estos 12 periodos, puede existir hasta 4 periodos extras, y obtienen el nombre de periodos especiales, por lo tanto en total pueden existir 16 periodos en un periodo contable.

Tenemos que entender que estos periodos especiale s no corresponden a ningún mes del año, y que solamente se usaran para realizar ajustes contables al finalizar un ejercicio. El primer periodo especial tendría el indicador 13, el segundo el indicador 14, así hasta el último que tendría el indicador 16. No es de obligación que existan 4 periodos especiales, pero si es el número máximo permitido.

Si ejecutamos la transacción, se nos mostrara la pantalla de “MODIFICAR VISTA PERIODO CONTABLE” , que nos mostrara una tabla que está formada por un número limitado de columnas y por un número de filas, las que no tendrán límite definido, ya que corresponde al número de empresas que exista en cada sistema SAP .

Estas filas, podemos agrupar por el valor de su primera columna, que se llaman variantes, una variante puede tratar más de una sociedad.

Estas columnas de periodos, el sistema permitirá tener 2 rangos de periodos ejecutados al mismo tiempo, los número de periodos el rango 16 es el máximo que pueden tener , que está formado por los 12 periodos que equivalen al año y los 4 periodos especiales, es decir, se pueden tener un primer rango de periodos que va del periodo 1 al periodo 16 de uno y otro periodo del 1 al 16 de otro año, u otro ejemplo el primer rango pude ser del periodo 1 al 12 y el segundo rango puede ser del periodo 13 al 14.

Cada uno de estos 2 rangos de periodos se pueden ver en 4 columnas, por ejemplo, esta columna con el título indica el inicio del primer rango, y la columna ejercicio indica el año del periodo.

Hay que entender que lo normal es que el único periodo que este abierto sea el del año actual, pero existen excepciones, como que por alguna razón de negocio se requiera abrir un periodo pasado, o futuro.

Lo normal para el segundo rango de periodo es que vamos a utilizar para los periodos especiales, ya que son los que usa para realizar las auditorias y los últimos movimientos contables.

Cada línea corresponde a una clase de cuentas, como ya sabemos existen clases de documentos, y también existen clases de cuentas:

• La clase de cuenta con la letra “A” afecta a las operaciones de activos fijos.

• La clase de cuenta con la letra “D” afecta a las operaciones de deudores.

• La clase de cuenta “K” afecta a las operaciones de acreedores.

• La clase “M” afecta a los materiales.

• La clase “S” , afecta a las operaciones de cuentas de mayor.

• La clase “V” , afecta a las operaciones de cuentas de contrato.

• La fila con el signo más indique una cosa y el resto indique otra, la que manda es esta.

Las columnas que posean el título cuentas, se usaran para indicar el rango de cuentas que van a poder trabajar, es decir como la primera columna de cuenta esta sin informar y la segunda columna de cuenta esta informada con zetas mayúsculas, esta señalando que todas las cuentas pueden realizar operaciones.

Si por ejemplo queremos indicar que solamente las cuentas superiores 5000 puedan realizar operaciones de deudores, se pondría este número en la primera columna y solo esta cuenta y las superiores podrán ejecutar operaciones que utilicen deudores.

Si queremos cerrar un periodo lo único que tenemos que hacer es eliminar el identificar de ese periodo de esta tabla, cualquier identificador de periodo que no esté en esta tabla, es automáticamente cerrada, es decir:

Por ejemplo si modificamos el identificador 1 por el 2, estamos indicando que el periodo 1 está cerrado, y si el periodo 1 corresponde al mes de enero, no se podra realizar operaciones con una fecha de enero.

Y sin olvidar que, si la modificación se realiza en la fila con la clase de cuenta d, solo afecta a las operaciones de deudores, para que afectar a todo el sistema tendríamos que ponerlo en la fila con el signo más.