Procedimiento para una interacción exitosa en una reunión

En el entorno laboral actual, donde la productividad es vital, es crucial administrar las interacciones de manera efectiva. Ya sea en reuniones formales o discusiones informales con individuos o grupos, cada interacción debe cumplir un propósito. Las habilidades de conversación te dan una ventaja clara a la hora de obtener respaldo para tus ideas y recibir reacciones positivas de otros.

La clave para cumplir con estas necesidades prácticas es emplear un procedimiento de interacción flexible y efectivo. Una guía de conversación efectiva es fundamental en este sentido.

Al describir una estructura básica que sirva de guía para cualquier tipo de discusión nos encontramos con varias etapas. Pero lo que las une es tu disposición de escuchar con empatía y buscar el consenso o confirmación del entendimiento mutuo en cada paso. Sobre todo si es una reunión de equipo.

La etapa de introducción:

• En este primer paso, se establece el ambiente y el tono de la reunión por lo que ser positivo y acogedor hace que los demás se sientan cómodos compartiendo sus ideas, opiniones y desafíos.

• Lo fundamental en esta etapa es introducir el tema de la conversación y establecer un propósito claro, explicando el "qué" y el "porqué" de la situación. Además, resaltar cómo beneficiaría a los empleados y a la empresa alcanzar dicho propósito.

• Esta etapa también involucra dejar espacio para posibles temas relacionados que puedan surgir durante la discusión. El tema puede ser traído por el líder o por otro miembro del equipo, pero igualmente hay que establecer el qué y el por qué, antes de poder avanzar.

La etapa de esclarecimiento:

• Se profundiza en los detalles del qué y el por qué definidos en la primera etapa. Se busca aportar datos concretos, cifras e información necesaria para comprender plenamente la situación. Esto garantiza que las decisiones posteriores se basen en información precisa y evita tomar acciones basadas en datos incompletos o incorrectos.

• En esta etapa salen a relucir las opiniones y sentimientos, es importante brindar todos los detalles que sean necesarios hasta aclarar las dudas. Guía la conversación de manera que todos tengan la oportunidad de hablar y contribuir. Evita que una persona domine la discusión. Utiliza preguntas abiertas para fomentar el diálogo y la reflexión. Preguntas como "¿Cómo te sientes acerca de esto?" o "¿Qué enfoque has considerado?" pueden generar conversaciones significativas.

La etapa de exposición:

• Se promueve la participación de todos los involucrados. Se escuchan opiniones, se generan ideas y se evalúan soluciones. Es importante que todos los participantes aporten sus perspectivas antes de que el líder comparta su opinión para que no se sientan intimidados. Este enfoque equitativo fomenta una mayor creatividad y compromiso con las soluciones propuestas.

• El líder debe hacer todo lo posible por que todos se impliquen y también para descubrir lo que piensan de las soluciones propuestas, así como ir evaluando los recursos que harán falta para implementarlas.

La etapa del consentimiento:

• Es esencial para formalizar las soluciones y los pasos a seguir. Aquí se especifica quién llevará a cabo qué acciones y en qué plazos. También se consideran los recursos necesarios para llevar a cabo estas acciones y se obtiene el compromiso formal de todas las partes.

• Asegúrate de que todos comprendan sus responsabilidades. Es importante mantener un equilibrio entre el apoyo proporcionado por el líder y la responsabilidad asumida por cada individuo. También es útil definir algunas estrategias de seguimiento.

La etapa de cierre:

• El último paso de esta guía, involucra repasar los puntos clave de la discusión y lo acordado. Se verifica la co