Cómo dar feedback en situaciones difíciles

Abordar estas conversaciones puede ser desafiante, ya que a menudo implican tratar temas incómodos. Sin embargo, aprender a proporcionar retroalimentación efectiva en momentos difíciles es una habilidad que puede marcar la diferencia en la dinámica del equipo y en el desarrollo individual.

¿En qué situaciones es más difícil para ti ofrecer retroalimentación? Probablemente cuando prevees que será una conversación incómoda. Incluso con experiencia, es normal sentir cierta aprehensión ante estas situaciones, lo que puede llevar a aplazar la conversación y dificultar la comunicación.

Al abordar este tema podemos aplicar algunas estrategias útiles que nos permitan enfrentar la situación sin perder la objetividad.

Una técnica valiosa es formular el mensaje de retroalimentación utilizando frases específicas que ayuden a construir el mensaje de manera objetiva, detallada y clara. En esta técnica es fundamental basarse en hechos concretos y ofrecer ejemplos claros en todo momento. Es necesario ser específicos sobre lo que deben cambiar para que no queden dudas.

Aquí incluimos algunas de estas declaraciones:

• Si / entonces: Este tipo de construcciones permite describir las repercusiones de las acciones de una persona, lo que resulta efectivo para mostrar las consecuencias de no abordar el problema. Por ejemplo: Si no mejoras tu forma de relacionarte y continuas creando situaciones incomodas con... no puedo incluirte en...; o si no me explicas lo que pasa no puedo ayudarte.

• Esto funciona / esto no funciona: Emplear estas expresiones o parecidas, que indiquen preferencia o contraste, permite equilibrar la retroalimentación, resaltando tanto lo positivo como lo negativo en una situación. Esto ayuda a ofrecer un panorama completo y a señalar áreas de mejora con claridad. Por ejemplo: Me parece genial como aprovechas el tiempo en la oficina y realizas varias tareas a la vez. Esto hace que avances rápido en varios frentes. Sin embargo me preocupa que se te escapen detalles y la calidad de tu trabajo disminuya. Te propongo...

• Declaraciones de impacto conductual: Estas declaraciones ayudan a que la persona se haga una imagen clara del impacto que su comportamiento tiene en la organización y en otros miembros del equipo. Para que comprenda las consecuencias de sus acciones y por qué es necesario realizar cambios. Pueden ofrecerse de forma directa, por ejemplo: Es importante que cumplas tu horario de trabajo y sobre todo que seas puntual, en el último mes ha empeorado y esto no solo afecta tu rendimiento sino el del resto de tu equipo que depende de que realices tu parte a tiempo. Incluso otros miembros del grupo han relajado su comportamiento debido a esto. O utilizar una perspectiva mas personal si quieres comunicar emociones de manera constructiva. En este caso al poner en contexto tus sentimientos en relación con las acciones del empleado. Por ejemplo: Cuando fuiste ayer a ver a mi jefe para trasmitirle tus preocupaciones, me moleste porque no sabía que te sentías de esa forma. Ahora el cree que no estoy al tanto de las inquietudes de mi equipo y yo tengo que...

• Compromiso / realidad: Esta técnica parte de un acuerdo previo. Si después de haber conciliado y acordado seguir un curso o acción, la persona incumple su parte del compromiso está incumpliendo una expectativa. Es esta declaración utilizas lo que se acordó contra la evidencia de lo que realmente ocurrió y las consecuencias del incumplimiento. Por ejemplo: En nuestro último encuentro acordamos que ibas a entregar el informe en una semana y no lo has entregado aún o me has informado las causas del retraso, ahora tengo que resolver la situación o apartar a otro miembro del equipo de sus tareas para que lo haga.

• Utilizando primera persona: Otra forma es utilizar el ¿yo? en lugar del ¿tú?. Expresa tus observaciones y sentimientos usando declaraciones como: Yo percibo... ; A mi entender... o Según lo veo... Esto da espacio para que la otra persona exprese su punto de vista. También para evitar culpar a la otra persona puedes incluirte con construcciones como. Cuando me interrumpes cuando hablo pierdo el hilo de lo que estaba diciendo.

Aquí se presentan algunas otras pautas para dar feedback en situaciones difíciles:

• Escoge el momento adecuado: Busca un momento en el que ambos estén relajados y puedan hablar sin distracciones ni presiones de tiempo.

• Enfócate en comportamientos, no en la