Ajustes contables: procedimientos y recomendaciones

Cuando se preparan los estados financieros hay 4 tipos de ajustes básicos que se tienen que hacer por operaciones que no son de registro diario. Estos ajustes son: prepagos y cargos por pagar, depreciación, deudas y préstamos morosos, e inventarios. Los ajustes se verán por separado, comenzando por el primero de los cuatro: prepagos.

Prepagos

Ejemplo en operación: Para explicar que es el prepago veamos un ejemplo. Tenemos un negocio que inicia en enero de 2020 y que durante el año hasta el 31 de diciembre hace los siguientes pagos de seguro:

• Enero de 2020, paga 900 euros por 6 meses hasta Junio de 2020

• Julio de 2020, paga 2,400 euros por 12 meses hasta Junio de 2021

En servicios como los de seguro es común que el pago se haga de una vez, y aquí podemos ver que en enero se paga hasta junio, por los primeros 6 meses del año; y luego en julio se paga hasta junio de 2021 por todo 1 año. Entonces, tenemos que se ha pagado por todo el año 2020 y parte del 2021.

Pero el primer año culmina en el mes de diciembre y para emitir los estados financieros es necesario saber cuánto se ha pagado hasta esa fecha. En enero se pagan 900 euros y en julio otros 2,400, para un total de 3,300 euros.

Ahora, para el estado de ganancias o pérdidas necesitamos saber el gasto de seguro de 1 año, y los 3,300 euros son el costo de 18 meses: 6 meses hasta junio de 2020 y otros 12 meses hasta junio de 2021.

Entonces, sabemos que por los primeros 6 meses de enero a junio de 2020 se tiene un gasto de 900 euros, pero necesitamos saber cuánto cuestan los otros 6 meses de julio a diciembre.

El otro pago es de 2,400 euros, por 12 meses que van de julio de 2020 a junio de 2021; pero nosotros solo necesitamos saber el costo de 6 meses, hasta diciembre de 2020. Primero olvidemos lo que en realidad se ha pagado hasta el momento.

El costo de seguro para el año 2021 va a ser de: 900 euros por los primeros 6 meses; y para los siguientes 6 tomo los 2,400 euros del segundo pago y los divido entre 12 que es la cantidad de meses por los que se paga, de aquí sale el gasto de seguro de cada mes el que voy a multiplicar por 6 que es la cantidad de meses que faltan, y al final obtengo 1,200 euros como gasto de seguro por los últimos 6 meses.

Entonces, el costo de seguro para el año 2020 va a ser de 900 euros por los primeros 6 meses y 1,200 por los siguientes 6, en total 2,100 euros de gastos que vamos a poner en el estado de ganancias o pérdidas. Pero donde ponemos lo que queda del pago, en realidad en el año se pagaron 3300 euros. Lo que vemos aquí es un prepago, el año termina en diciembre pero se paga hasta junio del próximo año.

Entonces ya se ha pagado por los primeros 6 meses de 2021, de enero a junio, que serán los restantes 1,200 euros del segundo pago. En total el pago de seguro fue de 3,300 euros: 2,100 de gastos del año y 1,200 restantes de pago anticipado.

En los Estados Financieros: Ahora, como se tratan estos gastos en los estados financieros:

• Por un lado el gasto de seguro del año va