Reglas del Libro Mayor

La doble entrada o partida doble, como también se conoce, es el concepto que sostiene la contabilidad y significa que en una operación contable involucramos a las dos partidas (debe y haber), se realizan dos anotaciones con el fin de mantener un balance o equilibrio contable.

Reglas Generales

La primera regla para efectuar una contabilización correcta por partida doble es conocer la clasificación de las cuentas:

• Cuentas reales: Las cuentas reales son aquellas cuentas que perduran en el balance de la empresa al cierre de cada período contable.

• Cuentas de activo: donde se registran los bienes y derechos que posee la empresa. Pueden ser tangibles dígase (dinero, propiedades) o intangibles (propiedad intelectual, marcas)

• Cuentas de pasivo: que recogen obligaciones de la empresa frente a terceros como proveedores, bancos u otros acreedores.

• Cuentas de patrimonio o capital: con la suma de las aportaciones de los propietarios modificada por los resultados de operación de la empresa.

• Cuentas nominales: Esta es la otra clasificación de las cuentas, y comprende al grupo de cuentas que se cierran al finalizar el periodo contable, quedan con saldo cero.

• Cuentas de ingresos: representan el monto contable obtenido por ventas o servicios prestados al crédito o al contado.

• Cuentas de gastos para desembolsos, gastos de operaciones y uso o consumo de activos con la intención de generar ingresos.

• Cuentas de costo: que representan el valor de la mercancía adquirida para la venta o para su transformación.

La segunda reglapara el correcto registro de un hecho económico, es conocer la naturaleza de las cuentas.

La Naturaleza de una cuenta es deudora o acreedora, independientemente de los conceptos anteriores, reales o nominales.

Las cuentas deudoras son aquellas donde lo anotado en el debe es superior a lo anotado en el haber; y el saldo aumenta por el débito y disminuye por el crédito. Estas cuentas son de saldo deudor, y nunca deben tener saldo acreedor.

Las cuentas acreedoras son aquellas donde lo anotado en el haber es superior a lo anotado en el debe; y el saldo aumenta por el crédito y disminuye por el débito. Estas cuentas son de saldo acreedor, y nunca deben tener saldo deudor.

En relación con la ecuación ampliada de la contabilidad: Activos + Gastos = Pasivos + Capital + Ingresos, las cuentas de la izquierda son deudoras, y acreedoras las cuentas de la derecha.

Débito y Crédito de las cuentas: Un débito en cuenta representa lo siguiente:

• Incremento de un Activo, que es de naturaleza deudora, su saldo se incrementa por el debe.

• Disminución de un Pasivo, de naturaleza acreedora, el saldo disminuye por le debe.

• Registro de un Gasto, también de naturaleza deudora, el saldo aumenta por el debe.

Un crédito en cuenta representa lo siguiente:

• Incremento de un Pasivo, al ser de naturaleza acreedora incrementa su saldo por el haber.

• Disminución de un Activo, al ser de naturaleza deudora su saldo disminuye por el haber.

• Registro de un Ingreso, de naturaleza acreedora, su saldo aumenta por el haber.

Ejercicio demostrativo

A continuación, se trabaja un ejercicio demostrativo basado en un ejemplo hipotético donde se verán 4 operaciones básicas de una empresa:

• Compra de un microbús a un precio de 3,500 euros, con pago al contado.

• La empresa decide comprar el mismo microbús pero esta vez a crédito.

• Venta a crédito por 1,300 euros.

• La empresa recibe factura del consumo de electricidad de 400 euros.

Registro Contable: Para el registro de las operaciones usaremos cuentas T. Compra de un microbús a un precio de 3,500 euros, con pago al contado. Para esta primera operación se usan las cuentas Caja y Microbús. En la cuenta Cajase registra la salida de efectivo por el pago al contado del microbús, con crédito de 3,500; y en la cuenta Microbús, la adquisición del vehículo, con débito por el mismo valor como contrapartida. Las dos cuentas son cuentas de activos, de naturaleza deudora, que aumentan por el debe y disminuyen por el haber. Por esto la salida de efectivo va por el haber en Caja, y la entrada del vehículo por el debe en Microbús. Aquí queda claro el equilibrio contable, la cuenta caja se rebaja por 3,500, y por igual valor se aumenta la cuenta microbús. De esto se trata la partida doble, siempre que se debite una cuenta se acredita otra. No hay deudor sin acreedor; ni acreedor si deudor.

La empresa decide comprar el mismo microbús pero esta vez a crédito: En la compra a crédito del mismo microbús, se procede de forma similar, solo que esta vez no se tiene salida de efectivo y la cuenta Caja no se acredita. El crédito se registra en su lugar en la cuenta Cuentas por pagar, que fija la obligación de pago frente a terceros por la adquisición del bien. Esta cuenta es de pasivos, de naturaleza acreedora, y aumenta el saldo por el haber.

Venta a crédito por 1,300 euros: Para la venta a crédito se debita en Cuentas por cobrar 1,300 euros, y por el mismo valor se acredita Ventas. En Cuentas por cobrar se fija la obligación de pago del cliente frente a la empresa; esta cuenta es de activos y aumenta por el debe. Por otro lado Ventas es una cuenta de ingresos, de saldo acreedor, que aumenta por el haber.

La empresa recibe factura del consumo de electricidad de 400 euros: Por último, se paga la factura del consumo de electricidad, con crédito en la cuenta Caja de 400euros, por la salida de efectivo para el pago del servicio; y débito de igual valor en la cuenta Renta, por el gasto que genera el consumo. Esta segunda cuenta es de naturaleza deudora y aumenta por el debe. Aclarar que una operación puede implicar a más de dos cuentas, pero siempre el total registrado en el debe ha de ser igual al total registrado en el haber.