Documentos - Participación en el proceso de compras

La Solicitud de Pedido (SolPed) se puede definir como un documento interno que es generado cuando un sector o departamento de la Compañia demanda un servicio o material y este debe ser solicitado al Departamento de Compras, el cual se encargará de pedir lo solicitado en la SolPed al proveedor más adecuado. Una vez que el proveedor envia la mercancía, el departamento de compras se encarga de enviárselo a quien realizo la SolPed.

La forma en que se genera este documento puede ser.

De forma automática:

• Debido a actividades en otros departamentos (Departamento de Producción o Mantenimiento, etc)

• Debido al análisis de necesidades de la reposición de Stock (MRP)

De forma manual:

• Debido a una solicitud de adquisición por parte de un Departamento.

Para la creación de una SolPed en el caso de Materiales Consumibles, como por ejemplo materiales de oficina, es necesario la imputación a algún objeto contable, o sea:

• Centro de Costos

• Pedido de Venta

• Activo fijo

• Proyecto

• Orden de Fabricación

En una SolPed se puede solicitar materiales que ya estén en el Maestro de Materiales pero también se pueden solicitar materiales que no estén dado de alta, ya que no sería viable dar de alta un material que se va solicitar una o muy pocas veces al año.

Si el material ya existe en el Maestro de Materiales, solo habrá que indicar su código en la SolPed y los campos derivados de este serán rellenados de forma automática.

Si el material no existe en el Maestro de Materiales, no se podrá introducir su código ya que no existe, por lo que se tendrá que indicar una descripción del producto o servicio, la imputación contable, que es quien se hará cargo de los gastos, etc. La Solped es el primer documento del proceso de compras, solo le antecede la etapa de “Determinación de necesidades” (MRP).

El Área de Compras, para determinar cuáles son las necesidades actuales, utiliza herramientas automáticas como manuales y también tiene en cuenta los siguientes datos:

• Solicitudes de Pedido o Pedidos ya creados y en proceso.

• Stock actual disponible para su utilización.

• Productos requeridos para el mantenimiento de la planta.

• Productos vendidos a clientes y comprometidos para la entrega.

• Productos requeridos para los procesos productivos.

• Requerimientos de adquisición de productos para satisfacer el stock.

Ejemplos de solicitud de pedido.

Materiales para consumo:

• Administración: Necesita que se repongan insumos de la libreria como por ejemplo folios.

• Informática: Solicita insumos que sean aplicables a equipos informáticos como por ejemplo tóner.

• Mantenimiento: Requiere que se repongan repuestos con la finalidad de tareas de mantenimiento de la maquinaria y de la planta.

• Materiales para el stock.

• Producción: Adquirir insumos, materias primas y productos para llevar a cabo procesos productivos.

La materia prima son aquellos materiales que son la base de algún producto y