Documentos de compra - Creación sin referencia 1

Para crear un documento nuevo en SAP existen 2 opciones que son:

• Creación sin referencia

• Creación con referencia

Creación sin referencia

El documento que se cree y los datos que contenga este no van a tener ningún vinculo con otro documento, como sucede muchas veces que para facilitar la creación de un documento se utiliza otro como base.

Este nuevo documento estará vacio y sus datos van a ser ingresados de forma manual (se realizará de forma automática en caso de que fuera necesario).

Creación con referencia

En este caso sucede lo contrario al caso anterior, para crear un nuevo documento se va a utilizar uno previo como guia.

Un ejemplo de creación de documento con referencia es cuando a partir de una solicitud de pedido se crea un pedido, la solicitud de pedido que ya había sido registrada en el sistema, sus datos de cabecera y posiciones serán los mismos que los del nuevo documento. La unión de estos 2 documentos formará parte de un proceso de compras que se comenzó con la solicitud de pedido y luego con el pedido.

También hay otra forma de crear un documento con referencia pero en este caso no habrá ninguna relación entre los documentos, se utilizará un documento que fue creado con anterioridad y de él se tomarán sus características e información para crear el nuevo documento.

En estos 2 casos SAP siempre tomará los datos de un documento como guía para crear uno nuevo, esto se realizará cumpliendo con las reglas establecidas, antes de guardar los cambios del documento se puede modificar cualquier dato en caso de que sea necesario.

Cuando se habla de un documento de referencia para crear uno nuevo nos referimos a utilizar los datos de un documento para crear uno nuevo o para en un proceso de compras asociar 2 documentos. Se utilice una forma u otra SAP se encargará de aprobar la información de esta forma se puede cerciorar de que la información sea veridica, cuando se descubra algún error o la falta de algún dato, el sistema mostrará los mensajes de errores.

Pasos a seguir para crear un pedido a partir de una solicitud de pedido

Ingresar en la transacción correspondiente: ME51N que es para la creación de un nueva solicitud de pedido, que nos llevará a la siguiente pantalla.

Seleccionar el tipo de documento: Este es el primer dato que se debe definir, el tipo de documento, en la imagen podemos ver que se encuentra en el extremo superior izquierdo y lo seleccionamos de la lista desplegable.

Completar los datos: Se insertan los datos que se piden para el item:
La posición se representa con un número que comienza por 10 y va aumentando de forma automática en 10 (10, 20, 30)

En la siguiente casilla se inserta el código del material o ser vicio que se desee adquirir o contratar. En los documentos de compra SAAP da la posibilidad de incluir productos que no están incluidos en el maestro de materiales, para realizar esta operación la columna de los materiales se deja vacia y se inserta una descripción del mismo.

La siguiente columna es la de cantidad, aquí se inserta un número que representa el número de unidades a comprar, la unidad de medida (unidades, caja, kilogramos, etc) de la cant