La contabilidad en tu empresa

El rendimiento económico es lo que perseguimos al empezar un negocio. No importa si es un emprendimiento de una sola persona, una empresa o una multinacional, obtener ganancias es el principal objetivo para poder mantenerse y prosperar. Para cumplir este propósito es imprescindible conocer de finanzas y tener clara las bases de la contabilidad para poder interpretar los números. Esto te permitirá saber cuánto has obtenido exactamente, si el negocio ha crecido o por el contrario estás en riesgo de fracasar.

Gestionar las finanzas y la contabilidad puede resultar abrumador. El manejo del dinero y los impuestos puede ser estresante, sin contar que muchas veces simplemente no se quiere llevar la contabilidad. Esta actividad es esencial para llevar un negocio, sea del nivel que sea, y hay que hacerlo apropiadamente.
Convertir los números en acciones te hace una persona de negocios.

Como nuevo emprendedor no puedes guiarte solo por tus estados bancarios para administrar tu negocio. Estos informes solo muestran el movimiento de efectivo, no nos brinda información sobre el dinero que nos deben, de los impuestos a pagar, ni de las posibles tendencias.

Frecuentemente al empezar un negocio no nos tomamos el tiempo de aprender las bases de la contabilidad y como se aplican a nuestro negocio. Una vez que empieces a crecer será más difícil ponerte al día y se convertirá en una debilidad que cargarás contigo.

Quizás al comienzo no tengas el presupuesto para contratar un contable, y aunque puedas, es mejor empaparse de la materia. Al principio tendrás que dedicarle tiempo y esfuerzo pero vale la pena. La práctica es mejor que cualquier teoria y será mucho más fácil desarrollar tus habilidades al comienzo con pocos clientes y operaciones.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es el proceso completo y sistemático de registro, gestión, control, análisis e interpretación de todas las operaciones y transacciones económicas y comerciales que se realizan en una entidad.

Pasos principales del proceso:

• Se recoge la información ordenada cronológicamente.

• Se registra según las normas y procedimientos del país.

• Se emiten los estados financieros.

• Se analiza, e interpreta la información.

• Se toman decisiones.

Los contadores o contables son los encargados de supervisar todos los ingresos y los gastos, velar por el cumplimiento de las obligaciones financieras y ayudar en la toma de decisiones. Ofrecen soluciones e ideas para mejorar teniendo en cuenta factores internos y externos que puedan afectar el negocio.

Cada país tiene sus particularidades en cuanto a presentación de la información y a sus normas contables. A la hora de crear el sistema contable, hay que adaptarlo para cumplir con los requisitos establecidos por la normativa contable vigente de tu región. El ejercicio contable generalmente es enmarcado en 12 meses coincidiendo con el año natural.

¿Para qué sirve la contabilidad?

La contabilidad es la herramienta perfecta para visualizar la realidad financiera de un negocio. Nos permite entre otras cosas:

• Conocer si el negocio es rentable y mantener el control financiero de forma continua y actualizada, tanto de las ganancias (cuánto tenemos y cómo lo obtuvimos) como de las pérdidas (en qué gastamos y cuánto).

• Elaborar todas las cuentas y conocer los activos y pasivos.

• Cumplir con todas nuestras obligaciones e impuestos en tiempo.

• Administrar mejor el flujo de efectivo y los recursos que tenemos.

• Fijar un precio adecuado a partir de su costes.

• Analizar los hechos del pasado, evaluar el presente y planificar para el futuro.

Métodos de contabilidad

Un método contable es un proceso formal donde se le da seguimiento a la contabilidad desde que se recoge la información hasta que se emiten los estados financieros. Esta información es relevante para todas las partes interesadas por lo que el método debe ser sólido.

Todas las acciones financieras deben dejar constancia y estar bien documentadas. Debes optar por el método de registro que tenga sentido para la realidad contable de tu negocio y las regulaciones de tu país (que a veces exigen un método u otro).

Hay dos formas o métodos fundamentales en cuanto a las bases para llevar la contabilidad:

• Sobre la base del efectivo (o percibido): El ingreso es registrado exactamente cuando se recibe el efectivo/cheque, no cuando hiciste la venta. Los gastos se registran cuando se pagan, no necesariamente cuando adquieres el bien o servicio. Registras el dinero el día que entra y sale de tu cuenta independientemente de cualquier arreglo entre las partes.
  
• Sobre la base de la acumulación (o devengo): Se registran los ingresos cuando se devengan, cuando te pones de acuerdo con el cliente y se realiza la venta. Los gastos cuando realizas una compra. No importa si por ejemplo el dinero se cobrará en 1 a 2 meses o si recibió o entregó un anticipo. La fecha de registro es cuando se hace la venta o la compra y no necesariamente cuando recibes o gastas el efectivo.

El método sobre la base de efectivo es simple y directo, pero no retrata la realidad patrimonial de la mayoría de los negocios. Las operaciones en base a crédito son normales y cotidianas pero este método no registra cuentas por pagar ni por cobrar. Tampoco es adecuado para rastrear las existencias, pagar al personal o registrar amortizaciones o depreciaciones. Solo a los negocios más pequeños que no gestionan mercancias les sería útil este método a largo plazo.

Necesitas escoger cuál método es el más adecuado para tu expectativa de rentabilidad. El que te permita determinar los impuestos y dar seguimiento a las transacciones. Será tu forma de interpretar el mundo de los negocios. Si tenemos dudas es buena idea consultar un especialista para confirmar cual es la mejor opción según nuestro tipo de negocio y las normativas vigentes.

Sistema contable

Después de elegir un método, hay que decidir el sistema que vamos a utilizar para registrar las operaciones de las distintas actividades rápida y eficazmente. La información presentada debe ser organizada, legible, útil y verificable. Cualquier medio sirve, manual o digital, siempre que ponga en valor la información financiera.

Puedes subcontratar la contabilidad pero es una opción costosa. Probablemente tengas que empezar a llevar tu sistema y por eso es importante prepararte para entender lo que vas a hacer. Una

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