Deducir impuestos para trabajar desde casa

Hablemos ahora de las facilidades tributarias que vienen con manejar un negocio desde la casa. Existen un número alto de gastos deducibles en una empresa, pero cuando esta tiene como sede tu propia casa, una porción de los impuestos de esta pueden también ser deducibles producto de que es utilizada para fines comerciales. También los impuestos a la propiedad y las utilidades podrían ser deducibles en las tributaciones federales.

Si vemos el caso de los Estados Unidos, veremos que el Servicio de Impuestos Internos o IRS define el hogar como un espacio donde puedes comer y dormir.
Esta definición incluye entonces a casas, apartamentos, condominios, casas móviles, bares o tiendas donde se pueda cocinar y dormir. En estos casos no tienes por qué ser dueño de estos espacios, puedes rentarlos. Pueden acogerse a las deducciones fiscales tanto los propietarios, como las personas que arrendan.

Requisitos para deducir impuestos al negocio en casa

El IRS exige dos requisitos para que los dueños de negocios puedan optar por las deducciones fiscales para su negocio desde el hogar. Primeramente, se deben asegurar que al menos una porción de la vivienda esté siendo utilizada exclusivamente con fines comerciales de forma regular.

Como segundo requisito, debes poder demostrar que realizas alguna de las siguientes acciones en la casa: que te reúnes con pacientes o clientes dentro de la casa o usas una sección separada de la vivienda para tus actividades profesionales.

Primer requisito

Hablemos entonces del primer requisito y de la parte que menciona sobre la exclusividad. En este se establece que debe usar una sección de la vivienda exclusivamente con fines empresariales. Esto significa que las deducciones fiscales solo pueden atribuirse a la parte de la casa que utilizas solo para los negocios.

Por ejemplo, digamos que eres un coach de vida y que utilizas disimiles dietas como parte de tus programas, para vender a tus clientes. Y con este fin, utilizas la cocina de la casa para la creación de estas recetas, que posteriormente usarias para cocinar las comidas para los habitantes de la vivienda. En este caso entonces, la cocina no podría ser considerada como un espacio exclusivo para los negocios y no obtendria las deducciones fiscales.

En caso que utilizaras una oficina dentro de la casa solo para fines comerciales, este si cumpliria con el requerimiento de exclusividad de uso de negocios.
Debes tener en cuenta que, si este espacio que utilizas para fines empresariales cuenta con una cama que sea usada en ocasiones para dormir, o se guarden, por ejemplo, los juguetes de los niños, esta no cumpliria con el criterio de exclusividad.

Este requisito cuenta con dos excepciones:

• La primera, es si funciona como almacén para productos o materiales del negocio.

• La segunda, es si también funciona como guarderia calificada para los niños.

En estos dos escenarios no es necesario que presentes pruebas del uso exclusivo para los negocios del espacio. Esto significa que si, por ejemplo, usas algún armario o escaparate de la casa para guardar materiales o muestras de tu empresa y además también almacenas cosas personales aun mantienes el derecho a las deducciones fiscales. Además de si usas la sala como una guarderia y para actividades personales.

Ejemplo: Veamos un ejemplo que pueda aclararte mejor lo anterior:

• Matt es un coach de salud y de vida que maneja su empresa desde su casa, donde realiza videos instructivos de varias recetas de cocina y rutinas de ejercicios. En general la mayor parte de su negocio ocurre en línea. Aun así, muchos de sus clientes prefieren los videos en formato de DVD o Blu-Ray.
  
• Para esto, Matt, aparte de grabar los videos y publicarlos en línea, los pasa a formato DVD y Blu-Ray y los almacena en un armario dentro de su casa, ya que no cuenta con otro espacio fuera de esta. En este caso, Matt puede reclamar una deducción de impuestos basado en su negocio para ese armario aun teniendo en cuenta que también almacena articulos personales dentro de este.

Espero que este ejemplo te de una mejor idea del significado de exclusividad para fines de negocio.

Segundo requisito

Hablemos ahora del segundo requisito para optar por las deducciones de impuestos desde el emprendimiento en casa. Este establece que debes utilizar tu vivienda como sede principal de tu empresa. Lo que esto significa es que, en adición al cumplimiento al requisito de exclusividad y de uso regular del espacio para fines profesionales, tu casa debe ser la locación primordial desde donde manejes el negocio.

En este caso, el manejo del negocio desde la casa incluiria actividades administrativas, aun teniendo en cuenta si tiene otro espacio fuera de la casa donde también conduzca sus negocios. El requisito es bastante claro, siempre y cuando utilices tu oficina en casa para llevar la contabilidad, manejo de los libros, mantener y actualizar la base de datos de clientes u otra actividad relacionado con la administración de la empresa, será considerada para las deducciones de impuestos.

Es entonces necesario para la reclamación de estas deducciones que documentes de distintas formas cómo utilizas tu casa como oficina. Para esto debes tomar fotografias de la oficina dentro de la vivienda donde quede visible un escritorio con un ordenador además de otros materiales que utilices para fines empresariales. Además de esto, te aconsejo que realices un diagrama de la casa donde se muestre claramente el o los espacios que usas como oficina o almacenamiento para la empresa. También debes mantener un registro que delimite las reuniones de negocios que llevas a cabo y sus horarios.

Al mantener todo este proceso adecuadamente documentado, será mucho más sencillo a la hora de presentar los impuestos o para tu contador, en caso de que utilices uno para tu emprendimiento. Con esta documentación el contador podrá calcular fácilmente las deducciones fiscales que puedes recibir.

¿Cómo calcular las deducciones fiscales?

Este proceso puede ser un poco complejo, por lo que siempre es aconsejable que busques asesoramiento profesional con el fin de evitar los errores. Pero, como todo empresario que se respete, debes conocer cómo hacerlos. Si quieres saber cómo realizar estas deducciones y que mediciones hacer, debes conocer que hay dos formas principales para calcularlos. La primera es el método viejo o estándar y la segunda sería el método nuevo o simplificado.

Cuando ya hayas determinado que tu negocio en casa califica para la deducción de impuestos, debes entonces calcular el valor exacto que puedes realmente deducir, ya que solo pueden ser deducidos los gastos que tienen que ver con la empresa.

Método antiguo o estándar

Este método es utilizado para el cálculo del porcentaje de tu vivienda que es usado para la empresa y puedo ser calculado de dos formas. El método de los metros cuadrados y el método por número de habitaciones.

Método por metros cuadrados. En este simplemente se dividen los metros cuadrados utilizados para la empresa por los metros cuadrados totales de la vivienda. Esto significa que, por ejemplo, en una oficina de 50 metros cuadrados dentro de una casa de 200 metros cuadrados, el espacio para el negocio alcanzaria un total del 25% de esta. Es relativamente sencillo calcular esto para delimitar el porcentaje de la casa que está siendo utilizado como oficina.

Método por número de habitaciones. Este método es también relativamente sencillo de llevar a cabo, aunque no es factible para todo tipo de casas. Si, por ejemplo, tu casa cuenta con 5 habitaciones y utilizas una de ellas como oficina podrias aproximar que usas un 20% de la casa con fines empresariales. En este modelo la casa representaria el 100% y cada una de las 5 habitaciones un 20% de esta.

Una vez hayas terminado de calcular el porciento del negocio que ocupa tu casa con cualquiera de las metodologías anter